Mini guía de Excel para tu búsqueda laboral

1. Dónde practicar sin pagar

No hace falta comprar Office. Cualquiera de estas tres sirve para todo lo de esta guía, y lo que aprendas en una funciona casi igual en las otras.

LibreOffice Calc Gratis es.libreoffice.org Se instala en tu computadora y funciona sin internet ni cuenta. La opción más sólida si tu conexión falla.

Hojas de cálculo de Google Gratis sheets.google.com Con tu cuenta de Gmail. Guarda solo y puedes trabajar desde el celular.

Excel para la web Gratis office.com Es el Excel de verdad, con cuenta Microsoft gratuita. No trae macros, pero para esto no las necesitas.

Para practicar con datos reales, usa nuestra plantilla de registro de vacantes: ya trae fórmulas, filtros y formato armados. Ábrela, curiosea y modifícala sin miedo.

2. Las seis fórmulas que resuelven casi todo

Toda fórmula empieza con =. Si escribes algo sin el igual, Excel lo trata como texto y no calcula nada. Ese es el primer tropiezo de todo el mundo.

SUMA — sumar un rango

La más usada de todas.

=SUMA(B2:B20)

Suma todo lo que haya de la celda B2 a la B20. Los dos puntos significan «desde… hasta…».

Atajo: selecciona la celda de abajo de tus números y presiona Alt y = al mismo tiempo. Excel adivina el rango solo.

PROMEDIO — sacar el promedio

Igual que SUMA, pero divide entre cuántos son.

=PROMEDIO(B2:B20)

Ignora las celdas vacías, pero cuenta los ceros. Si tienes celdas en blanco y quieres que cuenten como cero, tendrás que escribirlos.

CONTARA — contar cuántas celdas tienen algo

Sirve para llevar totales sin contar a mano.

=CONTARA(C2:C200)

Cuenta las celdas que tienen cualquier cosa escrita: texto, números o fechas. Las vacías no las cuenta.

Ejemplo real: cuántas postulaciones llevas registradas en tu lista de vacantes.

CONTAR.SI — contar solo lo que cumple una condición

Aquí empieza lo que impresiona en una entrevista.

=CONTAR.SI(I2:I200, "Entrevista")

Cuenta cuántas celdas del rango dicen exactamente «Entrevista». El texto va entre comillas; los números no las llevan.

Ejemplo real: de todas tus postulaciones, cuántas llegaron a entrevista.

SI — que la hoja decida por ti

«Si pasa esto, escribe A; si no, escribe B».

=SI(H2>=15000, "Sí me interesa", "Muy bajo")

Tiene tres partes separadas por comas: la pregunta, qué escribir si la respuesta es sí, y qué escribir si es no.

Si tu Excel usa punto y coma en vez de comas, no es un error tuyo: es la configuración regional. Escribe ; donde aquí ves ,.

BUSCARV — traer un dato de otra tabla

La fórmula que más se pide en las vacantes.

=BUSCARV(A2, $F$2:$G$50, 2, FALSO)

Se lee así: busca lo que hay en A2, dentro de la tabla F2:G50, y cuando lo encuentres tráeme lo que esté en la columna 2 de esa tabla. El FALSO del final significa «solo si coincide exacto» — ponlo siempre.

Dos reglas que evitan el 90% de los dolores de cabeza: el dato que buscas tiene que estar en la primera columna de la tabla donde buscas, y esa tabla debe llevar signos de $ (lo vemos en el siguiente punto).

Existe una versión más nueva llamada BUSCARX, más cómoda, pero no está en las versiones viejas de Excel. Aprende BUSCARV: funciona en todas.

3. El signo $ que salva fórmulas

Este es el concepto que más atora a la gente, y una vez que se entiende ya no se olvida.

Cuando arrastras una fórmula hacia abajo, Excel va cambiando las celdas de las que echa mano. Casi siempre eso es justo lo que quieres. Pero si tu fórmula apunta a una tabla fija, al arrastrarla la tabla también «se desliza» y los resultados salen mal o marcan error.

F2:G50 — al arrastrar se convierte en F3:G51, luego F4:G52… La tabla se te escapa.

$F$2:$G$50 — se queda clavada. El $ significa «esto no se mueve».

No hace falta escribir los $ a mano: selecciona la parte de la fórmula y presiona F4. Los pone y los quita solo.

4. Filtros y orden

Es lo primero que te van a pedir en cualquier trabajo de oficina, y se aprende en cinco minutos.

Haz clic en cualquier celda de tu tabla Con que estés dentro basta; no necesitas seleccionar todo.

Ve a Datos → Filtro O presiona Ctrl, Mayús y L al mismo tiempo. Aparecen unas flechitas en los encabezados.

Haz clic en la flechita de la columna que quieras Desmarca «Seleccionar todo» y marca solo lo que quieras ver. Lo demás se esconde, no se borra.

Para ordenar, usa el mismo menú De la A a la Z, de mayor a menor, o de la fecha más nueva a la más vieja.

El error clásico: seleccionar una sola columna y ordenarla. Eso revuelve tus datos, porque los nombres se ordenan pero los importes se quedan donde estaban. Ordena siempre desde el filtro, con la tabla completa.

5. Tablas dinámicas, sin miedo

Suenan avanzadas y son de lo más sencillo. Sirven para responder «¿cuánto vendió cada quién?» o «¿cuántas postulaciones por bolsa de trabajo?» sin escribir una sola fórmula.

Asegúrate de que tu tabla tenga encabezados Una fila arriba con el nombre de cada columna, sin filas vacías en medio.

Haz clic dentro de la tabla y ve a Insertar → Tabla dinámica Acepta lo que te proponga. Se abre una hoja nueva con un panel a la derecha.

Arrastra el campo que quieres agrupar a «Filas» Por ejemplo «Dónde la vi», para agrupar por bolsa de trabajo.

Arrastra a «Valores» lo que quieres contar o sumar Si arrastras texto, cuenta. Si arrastras números, suma. Y listo: ya tienes tu resumen.

Si cambias los datos originales, la tabla dinámica no se entera sola: haz clic derecho encima y elige Actualizar.

6. Descifrar los errores

Esos textos raros con almohadilla no son fallas de tu computadora: son mensajes. Cada uno te dice exactamente qué revisar.

Errores comunes de Excel y su significado
Lo que ves	Qué significa	Qué hacer
`#####`	El número no cabe en el ancho de la columna.	Ensancha la columna. No perdiste nada.
`#¡DIV/0!`	Estás dividiendo entre cero o entre una celda vacía.	Revisa el divisor, o envuelve tu fórmula en `SI.ERROR`.
`#¡VALOR!`	Estás haciendo cuentas con algo que es texto.	Casi siempre hay un número guardado como texto. Ver el aviso de abajo.
`#¡REF!`	La fórmula apunta a una celda que ya no existe.	Pasa al borrar filas o columnas. Hay que rehacer esa parte.
`#¿NOMBRE?`	Escribiste mal el nombre de la fórmula.	Revisa la ortografía y el punto de `CONTAR.SI`.
`#N/A`	BUSCARV no encontró lo que buscaba.	Puede ser un espacio de más o un acento distinto. No siempre es un error real.

«Mis números no suman». Es el problema más común del mundo y casi nunca es culpa tuya. Si los números aparecen pegados a la izquierda de la celda, Excel los está tratando como texto — suele pasar al copiar datos de una página web o de un sistema. Selecciona la columna, ve a Datos → Texto en columnas y dale Finalizar sin cambiar nada. Se arreglan de golpe.

7. Atajos que se notan

No memorices cincuenta. Con estos seis ya te mueves distinto, y en una prueba práctica se nota.

Ctrl + Z Deshacer. El más importante de todos.

Ctrl + ↓ Salta al final de los datos de esa columna.

Ctrl + Mayús + ↓ Selecciona desde donde estás hasta el final.

F2 Editar la celda sin borrar lo que ya tenía.

Alt + = Autosuma: mete la fórmula SUMA sola.

F4 Pone y quita los signos $ en la fórmula.

8. Cómo decirlo en el CV y en la entrevista

«Manejo Excel» no dice nada: lo escribe todo el mundo. Sé concreto y quien te lea sabrá de inmediato de qué nivel hablas.

Así no: «Excel nivel avanzado».

Así sí: «Excel: BUSCARV, CONTAR.SI, filtros y tablas dinámicas para reportes de seguimiento».

Ojo con poner «avanzado» de más. Muchas empresas hacen prueba práctica el mismo día. Es mucho mejor decir «intermedio» y resolver la prueba con soltura, que decir «avanzado» y quedarte trabado. Pon solo lo que puedas defender.

Lo que suelen pedir en la prueba: ordenar y filtrar una lista, sacar un total con SUMA o CONTAR.SI, cruzar dos tablas con BUSCARV y armar una tabla dinámica sencilla. Si dominas esas cuatro cosas, pasas la mayoría de las pruebas de puesto administrativo.

Y algo honesto: no necesitas macros ni Power BI para la mayoría de las vacantes administrativas. Si alguien te asegura que sin eso no consigues trabajo, probablemente te está vendiendo un curso.